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四川职业技术学院科研档案管理办法
2017-10-26 14:24   审核人:

第一章   总 则             

第一条  为加强我院科研档案管理工作,充分发挥科研档案在学院发展中的作用,根据科技档案管理的规定,特制定的本办法。

第二条  学院科研档案工作,业务上接受学院档案室指导,组织上由科研处督促、检查落实情况。

第三条 科研档案指学院教职工和学生在执学院的科研工作任务,主要用学院的物质技术条件进行科研工作,在科研管理工作中直接形成的具有保存利价值的文字,图表,光盘及声像等材料。

第四条 科研档案由学院档案室统一集中管理,并负责确保档案的完整、准确、系统、安全和保密,及开发利用。

第二章   科研档案范围及归档制度

第五条  科研档案范围

1、综合管理方面:科研行政管理文件和材料,科研计划、经费,成果推广与转化、科技产业方面的管理文件,学术交流,学会工作相关文件和材料等。

2、科研准备阶段:项申请书(或计任务书)、科技合同(或协议书)、审批文件、可行性讨论报告、研究计划、项目经费预决算材料等。

3、研究阶段:各种重要的原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计材料、国家关键工艺文件、重要的来往的技术文件等。

4、鉴定验收结题阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、鉴定(验收)材料等。

5、成果奖励申报阶段:科研成果登记、奖励申报、审批、奖证、奖牌、奖杯、专利授权相关材料等。

6、成果转化阶段:科技成果转化合同(或协议书),推广应用方案,生产设计、工艺、定型相关材料等。

第六条 科研档案实行由管理部门和课题组共同归档制度。课题组指定专人将科研工作中形成、积累的与课题有关的全部文件材料按要求整理后交科研管理部门,最后由科研处统一转学院案室。

第七条  科研档案归档要求

1、科研档案组档原则:遵循文件材料的形成规律,保持其有机联系,区别不同价值,便于保管利用。

2、科研管理文件按年度、事件组卷,卷内文件原则上按时间或重要程序排列。批复在前,请示在后;正件在前,底稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

3科研项目文件材料以项目为单位组卷,根据文件材料多少,可一卷或数卷。卷内文件材料原则上按科研活动进行先后顺序排列。文字材料在前,其它材料在后;正件在前,印件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4、科研档案案卷题名应包括责任者、时间、问题(内容)、名称(文种)等要素;科研项目案卷一般以项目名为案卷名。

5、归档的文件材料应工整、清晰,签字手续完备,盖印章或签字的文件必须是原件,一般正件与草稿都要归档。

6、科研档案归档时间在次年6月底前,科研项目档案在科研项目完成任务通过鉴定验收后两个月内归档,某些研究周期较长的课题目可分阶段归档。

7、科研档案归档时,可以提出来出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。

8、科研项目重要档案,需各系(部)、处、所(中心)主管领导审查。

9、多单位合作的科研项目归档,项目主持单位保存一套完整档案(包括协作单位的相关档案复制本),协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。

10、科研处为档案归档的归口单位,由各项目组向科研处归档,科研处检查验收后,统一向学校档案室移交。

第八条  科研项目组不按规定时间和档案要求归档,经请示负责领导同意后,对其相关科研奖励津贴暂停发放,经完成归档任务后再行补发。

第三章   科研档案的管理与利用

第九条  学院科研档案由档案室统一规范管理。带有密级的科研档案,按照保密规定严加保管。

第十条  档案室定期作好科研档案的统计、保存档案价值和保管期限的鉴定、调整、过期档案的销毁等工作。

第十一条  自形成之日起满三十年的科研档案,除未解密或控制使用部分外,均按国家规定报院长批准,分期分批向社会开放。

第十二条  科研档案原则上不能外借。课题组成员及科研管理部门可借阅科研管理档案。其他人要利用科研档案,须经科研处或科研项目负责人同意;涉及机密以上科研档案报经主管院长批准。

第十三条  本办法由科研处和档案室负责解释。

 

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